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文件如何装订

返回列表 来源: 发布日期: 2018.10.31

装订前将“文件”内的各页以左上侧对齐,对永久、长期保存的归档文件要去掉金属物文件材料薄的(一般掌握在5页以内)用化学胶棒粘贴左上角,,文件材料一件较厚的可采用三孔一线方法或铆管装订在左侧装订,对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等不再拆钉重装,文件装订后用信封角套在左上角。对短期保存的归档文件不必拆除原有书钉.

装订单位

《规则》要求,归档文件一般以件为单位装订。从某种程度上讲,装订实际上就是对纸质归档文件组件结果的确认,因此,装订要将件的构成和件内文件排序的结果原原本本固化下来,不能随意扩大或缩小装订范围。在一般情况下,不允许将一件文件分开装订,只有在个别情况下,比如文件附件过多、过厚,实在无法装订在一起的,才可以分开装订。分开装订时,要以单个附件为单位进行装订,不能将单个附件分开装订,也不能将几个附件装订在一起。

需要特别注意的是,无论在何种情况下,都不能将多件文件装订在一起,否则既破坏了组件结果,又会严重影响归档文件目录的编制和文件检索利用,必须严格禁止。

装订要求

《规则》要求,归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。这是对装订要求的高度概括。

装订要求牢固、安全、简便,是针对装订方式和装订材质提出的要求,也是选择装订方式的基本依据。装订要求文件不损页、不倒页、不压字,是针对装订操作提出的要求,也是归档文件装订最起码的要求。装订后文件平整是针对装订效果提出的要求。要做到装订平整,需要在装订前将件内的各页按一定方式对齐,一般来说,采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。装订后应对归档文件进行检查,确保装订整齐,不掉页。

装订原则

装订应尽量减少对归档文件本身影响,这是装订的基本原则。选用对归档文件本身影响小的装订方式、维持符合要求的原装订方式等,都是这一原则的具体体现。原装订方式如确不符合《规则》要求,拆除原装订时也应尽量降低对归档文件的破坏。要尽可能减少对文件重新装订的次数,使归档文件受破坏程度降到最低。有条件的地区或部门,可以通过为文书部门提供符合要求的装订用品、优化文书和档案工作流程等方式实现对归档文件的一次性装订。

应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一

装订材料

用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。也就是说,包含可能损害归档文件的物质或者产生可能损害归档文件的物质的装订材料,比如易锈蚀的金属等,不能用于归档文件的装订。

会计凭证档案装订为例:

.会计凭证的装订。 一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 会计凭证装订前的准备工作: ①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;②按凭证汇总日期归集(如按上、中、 下旬汇总归集)确定装订成册的本数;③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对 大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;④整理 检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、 入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;⑤记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、 制单等)的印章是否齐全。


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