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会计档案的装订要求

返回列表 来源: 发布日期: 2018.08.08

会计档案的装订要求

一、会计凭证的装订

1、凭证的整理

会计凭证登记完毕后,应将记账凭证连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序折叠整齐,准备装订。会计凭证在装订之前,必须进行适当的整理,以便于装订。

会计凭证的整理主要是对记账凭证所附的原始凭证进行整理。会计实务中收到的原始凭证纸张往往大小不一,因此,需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴。具体方法:

⑴、对面积大于记账凭证的原始凭证采用折叠的方法,按照记账凭证的面积尺寸,将原始凭证先自右向左,再自下向上两次折叠。折叠时应注意将凭证的左上角或左侧面空出,以便于装订后的展开查阅。

⑵、对于纸张面积过小的原始凭证,则采用粘贴的方法,即按一定次序和类别将原始凭证粘贴在一张与记账凭证大小相同的白纸上。粘贴时要注意,应尽量将同类同金额的单据粘在一起;如果是板状票证,可以将票面票底轻轻撕开,厚纸板弃之不用。粘贴完成后,应在白纸一旁注明原始凭证的张数和合计金额。

⑶、对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证,则可以用回形针或大头针别在记账凭证后面,待装订凭证时,抽去回形针或大头针。

⑷、对于数量过多的原始凭证,如工资结算表、领料单等,可以单独装订保管,但应在封面上注明原始凭证的张数、金额,所属记账凭证的日期、编号、种类。封面应一式两份,一份作为原始凭证装订成册的封面,封面上注明“附件”字样,另一份附在记账凭证的后面,同时在记账凭证上注明“附件另订”,以备查考。

⑸、此外,各种经济合同、存出保证金收据以及文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

2、凭证的装订

凭证装订是指将整理完毕的会计凭证加上封面和封底,装订成册,并在装订线上加贴封签的一系列工作。

会计凭证不得跨月装订。记账凭证少的,可以一个月装订一本;一个月内凭证数量较多的,可装订成若干册。并在凭证封面上注明本月总计册数和本册数。采用科目汇总表会计核算形式的企业,原则上以一张科目汇总表及所附的记账凭证、原始凭证装订成一册,凭证少的,也可将若干张科目汇总表及相关记账凭证、原始凭证合并装订成一册。序号每月一编。装订好的会计凭证厚度通常为1.5cm。

装订成册的会计凭证必须加盖封面,封面上应注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签外签名或者盖章。会计凭证封面由分公司统一格式印制。

会计凭证的装订程序如下:

⑴、整理记账凭证,摘掉凭证上的大头针等,并将记账凭证按编号顺序码放。

⑵、将记账凭证汇总表、银行存款余额调节表放在最前面,并放上封面、封底。


⑶、在码放整齐的记账凭证左上角放一张8×8厘米大小的包角纸。包角纸要厚一点,其左边和上边与记账凭证取齐。

⑷、过包角纸上沿距左边5厘米处和左沿距上边4厘米处包角纸上划一条直线,并用两点将此直线等分,再分别等分直线的两点处将包角纸和记账凭证打上两个装订孔。

⑸、用绳沿虚线方向穿绕扎紧(结扎在背面)。如上图:

⑹、从正面折叠包角纸,并将划斜线部分剪掉。如上图:

⑺、将包角纸向后折叠粘贴成上图形状。

⑻、将装订线印章盖于骑缝处,并注明年、月、日和册数的编号。

二、会计账簿的装订。

各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。基本要求是:

1、账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

2、活页账簿装订要求:

⑴、保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。

⑵、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起。

⑶、在账本的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。

⑷、采用会计电算化的单位,应在年度终了,用A4纸打印账簿,并按上述规定装订。

3、账簿装订后的其他要求:

⑴、会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。

⑵、会计账簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。

⑶、封面应采用分公司统一格式,封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。

⑷、会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

三、会计报表的装订。

1、会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册,谨防丢失。

2、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订。

3、会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

4、按保管期限编制卷号。

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