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关于财务档案装订的标准

返回列表 来源: 发布日期: 2018.08.09

关于财务档案装订的标准

会计档案的装订和保管规定

(一)会计档案的整理立卷

会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。

1.分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类帐簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他。

2.档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

3.管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

(二)会计档案的装订

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的装订。

1.会计凭证的装订。一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 会计凭证装订前的准备工作:

①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

②按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;

③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

⑤记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。 会计凭证装订时的要求:

①用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;

②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记帐凭证; ③装订凭证厚度一般3厘米,方可保证装订牢固,美观大方。

会计凭证装订后的注意事项:

①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; ②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

2.会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后,除跨年使用的帐簿外,其他帐簿应按时整理立卷。基本要求是:

(1)帐簿装订前,首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符,帐页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐簿装订封底的顺序装订。

(2)活页帐簿装订要求。

第一,保留已使用过的帐页,将帐页数填写齐全,去除空白页和撤掉帐夹,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。

第二,多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装,应按同类业务、同类帐页装订在一起。

第三,在本帐的封面上填写好帐目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。

(3)帐簿装订后的其他要求。

第一,会计帐簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。 第二,会计帐簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。

第三,封面应齐全、平整,并注明所属年度及帐簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐。


 
第四,会计帐簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记帐全年按顺序编制卷号;总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。

3.会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一,会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订;第二,会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;第三,按保管期限编制卷号。

(三)会计档案的保管

《会计档案管理办法》规定:“当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务会计部门保管一年,期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定,会计档案的保管要求主要有:

1.会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时,应按下列程序进行:

(1)开列清册,填写交接清单;

(2)在帐簿使用日期栏填写移交日期;

(3)交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

2.会计档案的保管要求。

(1)会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材;

(2)采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布,遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;

(3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀;

(4)会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿;

(5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿,严防毁坏损失、散失和泄密;

(6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

3.会计档案的借阅。

(1)会计档案为本单位提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。

(2)外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员或单位领导人批准后,方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时,应经会计主管人员或单位领导人批准后,办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。


 
(3)借阅会计档案人员不得在案卷个乱画、标记,拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

(4)借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。

4.会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限,按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的,记述和反映会计核算的,对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案,应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,如:2016年度终了日为12月31日,

保管期限按2017年元月1日开始计算。

为了全面反映会计档案情况,立档部门应设置“会计档案备查表”,及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数,做到心中有数、不出差错。

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